У сучасному світі жодна компанія, що має офіс, не може обійтися без роботи офіс-менеджера. Ця посада передбачає адміністрування та управління робочим процесом офісу організації.

По суті, офіс-менеджер є тим інформативним і керівною ланкою, де сходяться і вирішуються всі робочі моменти компанії. Він здійснює взаємодію між керівником і підлеглими, інформує співробітників про підписаних керівником документах, взаємодіє з клієнтами фірми, контролює переписку, стежить за працездатністю компанії і забезпечує офіс канцелярією, виконує прямі вказівки директора і його заступників.

Офіс-менеджер – працівник, який забезпечує всьому офісу повноцінний робочий процес. Опис професії допоможе краще зрозуміти суть роботи.

За класифікатором робочих професій і посад службовців, професія офіс-менеджера і його обов’язки значно відрізняються від професії секретаря. Офіс-менеджер, перш за все, організатор офісного простору компанії, керівник і адміністратор в одній особі. Професія секретаря передбачає його підпорядкування конкретній людині (директор, заступники директора, топ-менеджери) і ведення тільки його справ.

Офіс-менеджер контролює всю поточну роботу офісу, в основному це паперовий документообіг. Стежить за безперебійною роботою офісної техніки, забезпечує співробітників компанії канцелярськими товарами, вчасно доводити до працівників накази, розпорядження та оголошення по офісу, видані керівником, приймає телефонні дзвінки, при необхідності веде календар зустрічей і поїздок директора. У цьому випадку вакансія називається «офіс-менеджер з функціями секретаря».

Оскільки робота офіс-менеджера включає в себе організаторські, інформативні та адміністративні дії, в його обов’язки входять певні функціональні завдання. Саме в цьому і полягає зайнятість і сутність діяльності офіс-менеджера, який повинен:

• підготувати роботу офісу до нового робочого дня: перевірити роботу телефонів, комп’ютерів і оргтехніки, наявність витратних матеріалів (папір, заправлені картриджі для принтера);
• контролювати, стежити за чистотою в офісних приміщеннях, дотриманням санітарних норм (повноцінне освітлення, вентиляція, температурний режим в приміщеннях), перевіряти роботу спліт-систем;
• своєчасно купувати канцелярські товари і вчасно забезпечувати ними працівників офісу;
• замовляти питну воду, миючі засоби, туалетний папір, серветки;
• контролювати поточний документообіг: готувати необхідні документи, звітність, робочі матеріали, необхідні для повноцінної роботи офісу, вирішувати інші робочі моменти та завдання;
• щодня здійснювати контроль за роботою водія і кур’єра;
• згідно вказівок керівника, офіс-менеджер займається розподілом обов’язків серед співробітників, ставить перед ними завдання, доводить до їх відома потрібну робочу інформацію, визначає рівень їх відповідальності, аналізує ефективність отриманого результату;
• розраховувати та складати кошторис щомісячних фінансових витрат на утримання офісу, контролювати її виконання;
• вести табель обліку робочого часу, кількість днів та годин, відпрацьованих кожним працівником в межах календарного місяця, вчасно передавати табель в бухгалтерію для нарахування заробітної плати;
• контролювати дотримання трудової дисципліни: за фактом запізнень, раннього відходу з роботи, прогули працівників ставити до відома керівництво компанії, вести облік порушень і недотримання дрес-коду;
• організовувати зустрічі, реєструвати і допомагати відвідувачам у вирішенні їх питань.

До основних понять офіс-менеджера належать підготовка і проведення переговорів, нарад, зборів:

• він повинен здійснювати підготовку всіх необхідних матеріалів, забезпечувати явку на заходи всіх зацікавлених осіб, вести протокол засідання;
• вести листування з клієнтами і партнерами фірми, робити розсилку матеріалів;
• працювати з вхідною та вихідною офісної кореспонденцією, реєструвати її, займатися відправкою;
• надавати допомогу і сприяння працівникам у вирішенні конфліктних і спірних ситуацій;
• координувати роботу офісу по завершенні робочого дня, перевіряти офісну техніку, освітлення, спліт-системи, кондиціонери на предмет їх відключення від електроживлення;
• у деяких випадках офіс-менеджер відповідає за пошук і найм нових працівників (розміщує інформацію про потрібні вакансії на спеціальних сайтах, переглядає резюме, здійснює попередній відбір претендентів, проводить співбесіду);
• письмово або по телефону інформує потенційних клієнтів про вартість товарів і послуг згідно прайс-листу;
• консультує про розташування відділів компанії, їх функції;
• веде базу клієнтів підприємства;
• виконує обов’язки з ведення сайту, розміщення реклами про товари і послуги, замовляє сувенірну продукцію, поліграфію, розповсюджує інформаційні матеріали.

Щоб зайняти посаду офіс-менеджера, кандидат повинен мати ключові навички, необхідні для виконання цієї роботи, а також володіти певними особистими та професійними якостями.

Особисті якості людини – це біологічні і соціальні компоненти, складові його особистість. Біологічні компоненти людина отримує від природи, своїх батьків і предків у вигляді певного набору генів. Соціальний компонент – це та соціальна середа, в якій ріс і виховувався людина.

Обидва ці компоненти формують характер і особистість, наділяючи індивідуума певними якостями, як хорошими, так і негативними. Зібравши разом всі риси особистості людини, можна отримати об’єктивний достовірний психологічний портрет.

До позитивних якостей особистості можна віднести такі риси характеру, як:

• чесність;
• наполегливість у досягненні поставленої мети;
• уважність;
• самодисципліна;
• відповідальність та організованість;
• працьовитість, посидючість;
• внутрішнє благородство;
• об’єктивність;
• комунікабельність, ввічливість, доброзичливе ставлення до людей;
• зібраність, цілеспрямованість, уважність, пунктуальність;
• безконфліктність, вміння вирішувати спірні ситуації між працівниками, оптимізм та позитив у всьому;
• спритність, кмітливість, послужливість;
• активність, амбіційність.

За кожним цим якістю особистості варто психологічне та емоційне виховання людини, її спадковість, соціальна середа, в якій він виріс.

До негативних якостей особистості можна віднести:

• незібраність, неуважність;
• депресивний погляд на життя, відсутність оптимізму;
• невміння вчасно зібратися з думками і послідовно вирішувати поставлені завдання;
• агресивний характер;
• схильність до пліток і інтриг.

Ділові якості людини – це її здатність виконувати певні трудові завдання і функції.

По діловим якостям можна судити, наскільки ефективно претендент зможе організувати свій робочий процес, наскільки якісно буде виконувати покладені на нього трудові обов’язки. Щоб успішно керувати офісом, претендент повинен володіти, крім знань і умінь, певними діловими якостями, до яких відносяться:

• освіта, рівень кваліфікації;
• досвід роботи;
• швидка здатність до навчання, адаптація в нових умовах;
• вимогливість до себе та інших;
• вміння працювати в умовах багатозадачності, одночасно вирішувати відразу кілька питань;
• аналітичне мислення, здатність гнучко і нестандартно мислити, робити правильні висновки, узагальнювати;
• ділова хватка;
• лідерські якості;
• готовність працювати понаднормово;
• ораторські здібності, дипломатичність і вміння переконувати;
• навики ділового спілкування.

Професійні якості людини – це сукупність особистих і ділових якостей, плюс всі ті навички, які він встиг придбати протягом своєї кар’єри. У своїй професійній діяльності офіс-менеджер повинен:

• володіти певними знаннями, навичками та вміннями в області офіс-менеджменту;
• професійно застосовувати свої знання і вміння на практиці;
• уміти працювати з документами, знати принципи організації документообігу, правила формування архіву;
• бути впевненим користувачем комп’ютера та іншої офісної техніки;
• досконально знати процес документообігу, працювати з вхідною та вихідною поштою, знати правила її реєстрації, вчасно доводити резолюції керівника до структурних підрозділів, стежити за термінами виконання співробітниками компанії отписанных їм документів, відправляти вихідну кореспонденцію поштою або кур’єром;
• мати навички адміністративного управління;
• вміти швидко друкувати, знати принципи і правила складання тих чи інших документів (накази, розпорядження, інструкції, накази);
• оперативно розпоряджатися корисними знаннями (контакти аварійних служб, електрика, сантехніка, служби доставки обідів);
• знати іноземні мови (не завжди), хоча в деяких компаніях знання іноземної мови – головна умова для кандидата, і у цьому випадку офіс-менеджер повинен вільно говорити, читати і писати іноземною мовою;
• вміти грамотно говорити і писати, викладати свої думки гарною літературною мовою;
• володіти навичками ділового етикету.

Жодний вищий освітній заклад не навчає професії офіс-менеджер. Пройти навчання та отримати диплом або посвідчення про професійному навчанні можна в бюджетних чи приватних навчальних центрах, коледжах.

У великих компаніях, як правило, на цій посаді хочуть бачити спеціаліста тільки з вищою освітою, невеликі підприємства можуть взяти на цю посаду працівника з середньою або середньою спеціальною освітою.

Головне, на що звертає увагу будь-роботодавець – це досвід роботи в даній посаді, рівень володіння комп’ютером, знання оргтехніки та вміння працювати на ній, знання основ діловодства та архівної справи, знання іноземних мов.

Щоб грамотно скласти резюме та отримати заповітну посаду, потрібно детально, але чесно викласти всю інформацію про себе: особистісні, професійні, ділові якості, досвід роботи на подібній посаді, рівень освіти.

Рівень очікуваної заробітної плати дасть зрозуміти роботодавцю, що він може запропонувати і на що претендує кандидат.

Не давайте неправдиву інформацію про стаж роботи, освіту – все це легко можна перевірити, в цьому випадку вакансія для здобувача стане недоступною, йому просто відмовлять.

Наявність фотографії – позитивний момент для кандидата, роботодавець повинен знати, чиє резюме розглядає. Офіс-менеджер – обличчя компанії, і роботодавцю не байдуже, хто його представлятиме.

Обов’язково вкажіть рівень своєї освіти, часто роботодавець на цю должностьпринимает фахівця з вищою економічною, юридичною, психологічною чи філологічною освітою.

Така інформація буде корисна для роботодавця.

Складаючи резюме, дотримуйтеся його структури:

• особиста інформація — ім’я, вік, контакти;
• персональна — розділ не вважається обов’язковим до оформлення, але краще його заповнити;
• основні навички та вміння — вкажіть, якими офісними програмами володієте, перерахуйте всі курси підвищення кваліфікації, семінари, тренінги, інше додаткове навчання, яке ви пройшли;
• досвід роботи — перерахуйте всі свої практики, стажування, закінчені проекти, волонтерські програми, в хронологічному порядку вкажіть підприємства, на яких ви працювали раніше, освіта та тренінги (відобразіть всі освітні програми і напрямки, які закінчили);
• рекомендації — в цьому розділі вкажіть імена та контакти осіб, які можуть порекомендувати вас новому роботодавцю, відгукнутися про вас позитивно.

Якщо на посаду офіс-менеджера претендує кандидат без досвіду роботи, то краще взагалі не відображати резюме в цей розділ. Не потрібно показувати роботодавцю відсутність знань і навичок. В цьому випадку краще опишіть свої особисті і ділові якості, яку маєте освіту основне і додаткове (семінари, тренінги).

В якості досвіду роботи можна вказати виробничу практику, переддипломну стажування, навички організації конкретних заходів, участь в олімпіадах, конференціях, конкурсах, різноманітних тестуваннях. Якщо у вас є будь-які досягнення та успіхи, безпосередньо пов’язані з майбутньою роботою, обов’язково викладіть цю інформацію в резюме.